Choisir la bonne salle pour une réunion réussie d’avance

Une salle de réunion

De nombreuses entreprises, aujourd’hui, ont recours à la location de salle pour leur réunion ou leur formation. Il est vrai que dans certaines entreprises, des salles sont prévues pour cela, mais pour des occasions très importantes comme une réunion avec les clients, il est nécessaire de mettre l’essentiel voire tout en œuvre pour impressionner ces derniers afin d’avoir leur respect et satisfaction. Voici quelques astuces pour réserver une salle qui surprendra vos invités.

Comment bien choisir une salle de réunion en dehors de l’entreprise ?

Il est primordial de connaître les besoins de l’entreprise et des invités avant de se lancer dans une location de salle de réunion. D’abord, la salle doit être facilement accessible à la majorité des convives pour éviter, par exemple, les retards dus au trafic. Ensuite, connaître le nombre d’invités au préalable permet d’éviter certains désagréments, comme le manque de places par exemple. Il faut aussi s’assurer que la salle dispose d’un mobilier à l’image de l’entreprise, c’est-à-dire confortable, et pourquoi pas design pour que déjà à l’arrivée, les invités baignent dans une ambiance détendue. Une approche très importante pour la suite de la réunion. Assurez-vous aussi que la salle dispose d’un service pour la restauration ou la pause café, si l’une de ces activités est incluse dans le programme. Vous devez tenir compte de l’équipement technique (équipement de projection, …), de la technologie utilisée et l’emplacement du mobilier qui doivent permettre à tous les invités d’avoir une meilleure visibilité et une bonne écoute. La qualité de l’éclairage et la température ambiante ne sont pas à négliger.

En suivant ces consignes, vous avez de fortes chances de tomber sur la bonne salle pour votre réunion. Les avantages qui en découlent sont multiples.

Une bonne salle est un événement réussi à moitié

Bien choisir sa salle de réunion peut beaucoup jouer dans l’intérêt de l’entreprise. S’il s’agit d’une réunion pour convaincre des clients, la salle d’accueil sera un des premiers points sur lequel le client s’appuiera pour se faire une image, une opinion de vous. Par exemple, votre sérieux, vos conditions de travail, l’intérêt que vous portez à vos clients, est ce qu’il est vraiment « roi » pour vous, etc. Et cette première impression ou opinion sera très déterminante dans vos prochaines relations. S’il s’agit d’une réunion avec le personnel le choix d’une salle de réunion agréable et très pro peut rendre les employés fiers d’appartenir à l’entreprise et ils se sentiront bien considérés par les dirigeants et importants pour eux, ce qui peut les motiver davantage dans l’exercice de leur fonction. Dans tous les cas, utiliser une bonne salle de réunion renforce les liens entre le professionnel et ses invités. Et ces derniers sortent toujours en gardant en tête des informations importantes et de bons souvenirs…ou pas.